Comment créer un espace de coworking ?

Vous souhaitez motiver votre équipe et améliorer votre productivité au travail ? La création d’espaces de co-working est là solution !

Le coworking est en plein essor, il s’agit d’un nouveau mode d’organisation du travail basé sur un espace de travail partagé mis en place dans le but de favoriser les échanges et les synergies entre les entrepreneurs qui y sont présents.

L’idée, avec la situation actuelle, est également d’éviter à tout prix le syndrome du bureau fermé pour cause de télétravail et de favoriser l’entrepreneuriat et le réseau professionnel. Tous ces éléments vont permettre de créer un incubateur open-space ou non dans une atmosphère stimulante.

Suivez ces 5 conseils pour créer votre espace de coworking.

Rassembler une communauté collaborative d’entrepreneurs indépendants

Avant de signer le bail, d’acheter des meubles et de proposer ce nouvel espace, vous devez vérifier s’il y a effectivement une demande. Pour évaluer et promouvoir l’intérêt, vous pouvez créer un groupe sur les réseaux sociaux et organiser des événements. En effectuant cela, vous ferez un important travail préparatoire mais vous créerez également une communauté en ligne qui servira de moyen de marketing pour votre espace de coworking lorsqu’il sera opérationnel.

Il n’y a rien de telle qu’une bonne conversation en face à face. Allez là où votre clientèle travaille et se réunit normalement et parlez avec elle, impliquez-vous et participez à ses événements et établissez des relations.

Si, au départ, seules quelques personnes sont intéressées par votre espace de travail, restez simple et trouvez un lieu de rencontre approprié une fois par semaine. De cette façon, vous commencez là où vous êtes et vous vous développez au fur et à mesure que vous prenez de l’élan. Ensuite, lorsque vous atteignez une masse intéressante, vous pouvez passer à la troisième étape, qui consiste à décider d’un modèle commercial viable pour votre espace de coworking.

Pour se lancer, tu dois :

Définir le statut juridique pour l’entreprise de coworking

Pour une activité de coworking, il est nécessaire de choisir un statut juridique afin d’immatriculer votre entreprise.

Plusieurs options sont possibles :

l’entreprise individuelle, en optant éventuellement pour l’EIRL (pas de personnalité juridique propre, ni capital social, ni statuts, impossible d’intégrer des associés).
la société unipersonnelle : une EURL ou une SASU (société dont le capital est divisé en parts sociales (et non en actions)
la société pluripersonnelle (plusieurs associés) : une SARL, une SAS, une SA, SNC, SCOP,… (société par actions)

Planifier le budget d’un projet de coworking

Une bonne planification financière est essentielle au succès de votre espace de travail, tout comme les questions juridiques et d’assurance.

Le financement

Décidez comment vous allez financer votre espace de coworking. Utiliserez-vous votre propre argent ou trouverez-vous des investisseurs ? Les administrations locales, les personnes ayant un portefeuille immobilier, les amis, la famille ou les contacts professionnels fortunés peuvent s’avérer de bonnes sources de financement.

Les tarifs d’accès à l’espace de coworking

Basez votre grille tarifaire sur des tarifs journaliers, hebdomadaires, mensuels et annuels. Les utilisateurs qui réservent pour de longues périodes sont récompensés par des tarifs plus bas. Demandez que le paiement soit effectué au moment de la réservation, de manière à recevoir votre argent même si la personne ne se présente pas.

Prévoyez toujours quelques bureaux en réserve au cas où vous seriez surbooké et que tout le monde se présente. Faites payer les salles de conférence et de réunion.

Définir le cadre de travail de coworking

En règle générale, le modèle d’entreprise de l’espace de coworking relève de l’une de ces cinq catégories. Vous pouvez choisir celle qui vous convient le mieux.

Un espace de travail partagé avec des bureaux privés

Si votre espace est suffisamment grand, la location de bureaux privés dans votre espace de travail est une bonne idée si vous voulez maximiser vos revenus. Vous pourriez les annoncer comme ayant la valeur ajoutée d’être au cœur d’un environnement de travail qui regorge de personnes créatives et talentueuses. De plus, l’organisation du travail se verra optimisée avec la possibilité de se poser dans un espace cosy et agréable.

Un espace de coworking dans des espaces privés

Vous pourriez vous associer à un café ou à un propriétaire pour faire décoller votre espace de coworking. Il existe des cafés, des pubs et des restaurants qui peuvent ouvrir leurs portes comme espaces de coworking pendant les heures de fermeture, apportant au propriétaire une source de revenus supplémentaire et permettant de réaliser vos projets. De même, vous pourrez peut-être conclure un accord avec une personne qui possède un espace vacant ou sous-utilisé et obtenir un bail relativement peu coûteux.

Trouver la bonne localisation

Un espace de coworking avec des événements

L’organisation d’événements dans votre espace de coworking vous permet de générer des revenus tout en vous offrant un autre moyen de le faire connaître au public. Par exemple, vous pouvez organiser des rencontres, des soirées cinéma ou des conférences.

Une espace de travail dans les espaces publics

Installer votre espace de travail là où se trouve votre clientèle, signifie traditionnellement être en ville. Cependant, les lieux qui sortent des sentiers battus deviennent de plus en plus populaires en tant qu’espaces de co-travail, car les gens quittent les villes pour aller vivre dans les banlieues à des prix plus abordables. Les travailleurs à distance de ce groupe démographique ont également besoin d’un lieu de travail qui n’est pas nécessairement leur domicile. En servant ce groupe, vous exploitez un marché qui présente un grand potentiel de croissance.

Avoir une infrastructure propice au développement du travail en coworking

Installer des équipements de coworking

Si vous ne pouvez pas fournir de cafétéria, installez une cuisine ou une kitchenette équipée d’une machine à café et à thé, d’un réfrigérateur et d’un four. Fournissez le thé, le café, le lait et le sucre et ne lésinez pas sur la qualité ! Vos clients vous aimeront pour cela.

Cela peut sembler évident, mais gardez toujours les salles de bains bien approvisionnées en savon, serviettes et papier toilette. Si vous en avez les moyens, engagez quelqu’un pour nettoyer votre espace de travail une fois par semaine. Sinon, assurez-vous de ne jamais oublier de le faire.

Choisir les bons meubles et accessoires

Il n’y a pas de règles strictes dans ce domaine. Vous pouvez être aussi créatif que vous le souhaitez. Vous pouvez choisir les meubles chez un designer très haut de gamme, chez Gosto moyen de gamme, dans une brocante ou bien mélanger les trois. Vous pouvez trouver des objets originaux sur les marchés aux puces ou les boutiques de seconde main. Vous n’êtes limité que par votre budget et votre imagination.

Faciliter l’accès à aux ressources informatique

Lorsqu’on partage ses locaux, il faut créer un écosystème convivial pouvant accueillir des freelances ou startups dans les meilleures conditions. Pour cela, il est indispensable de fournir une connexion internet à très haut débit et la fibre ou encore d’installer des prises Ethernet pour chaque bureau privé et chaque poste de travail. De plus, il serait intéressant de proposer des outils informatique comme des salles de réunion équipés de vidéoprojecteur, d’imprimante

Réfléchissez et s’adapter au nouvel façon de travailler

Idéal pour les personnes devant travailler sur ordinateur, le bureau modulable « assis-debout » est très apprécié des américains et des suédois. Il permet de régler la hauteur du plan de travail et de l’adapter à la position de l’utilisateur. Vous pourrez en retrouver chez Gosto et pourrez dire stop au phénomène de sédentarité au travail. Un point de plus pour vous démarquer et attirer des travailleurs indépendants.

Mettre en place un espace détente

Investissez dans le plaisir ; un espace de loisirs avec un baby-foot est toujours gagnant et, si vous le pouvez, prévoyez un espace de détente avec des canapés confortables, des poufs et une bibliothèque avec des choses intéressantes à lire.

Prévoyez des salles de conférence et de réunion ; non seulement elles faciliteront la vie de vos clients, mais elles vous fourniront également une source de revenus supplémentaire.

Proposer d’autres services pour rassembler les coworkers

Si vous cherchez à tirer profit de votre espace de coworking, il existe une myriade de moyens de le rendre plus viable économiquement.

Vous pourriez intégrer autant de services que possible à votre espace de coworking afin que les utilisateurs dépensent plus de leur argent à l’intérieur qu’à l’extérieur. Par exemple, vous pourriez installer une cafétéria, un sauna et une salle de sport. Vous pourriez proposer des massages, du yoga et de la méditation, des services de nettoyage à sec…

Une autre façon de rendre votre espace de cowork encore plus rentable est d’attirer les clients d’entreprises qui ont besoin d’espaces de réunion pour leurs équipes éloignées. Vous pouvez louer un étage entier à ce type de clients, en leur proposant des forfaits comprenant l’hébergement et des activités de loisirs en dehors du travail. Les entreprises clientes étant notoirement très dépensières, vous pouvez demander des tarifs plus élevés pour vos services.

En plus d’offrir des installations de qualité, pensez aux moyens de rassembler votre communauté comme une cantine pour manger ensemble. De plus, en dehors des heures de travail, il serait bien d’organiser des événements, des barbecues, des soirées d’information, des happy hours, tout ce à quoi vous pouvez penser pour rassembler les gens de manière sociale et amusante. Ces moments favorisent les liens entre les travailleurs indépendants, donnent envie de venir travailler, évitent ainsi l’isolement, favorisent la diversification des modes de travail et finalement attirent plus de clients.